1. أن يقدم عضو هيئة التدريس خطاب قبول البحث مرفقاً به ملخص البحث باللغتين العربية والانجليزية.
2. ألا يكون البحث المتقدم به عضو هيئة التدريس قد سبق الاشتراك به كاملاً أو بجزء منه في مؤتمر أخر (إلقاء أو معلق). وكذلك يشترط عدم نشره كاملاً أو جزء منه في مجلة علمية محلية أو خارجية.
3. ألا يكون البحث المتقدم به العضو مستخلصاً من رسالتي الماجستير أو الدكتوراه الخاصتين بالمتقدم.
4. أن يكون البحث أو جزء منه قد أجري داخل جمهورية مصر العربية أو بالأشتراك مع باحث أجنبي علي أن يتم إلقاؤه من قبل المشارك من جامعة أسيوط مع تقديم ما يثبت ذلك.
5. يقدم عضو هيئة التدريس إقراراً كتابياً يتضمن عدم مخالفته الشروط السابقة.
6. يقدم عضو هيئة التدريس شهادة معتمدة من إدارة المؤتمر تفيد حضور المؤتمر.
7. أن يقدم عضو هيئة التدريس سيميناراً علي الساده أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم بالقسم العلمي ويسلم لمكتبة القسم المختص أو الكلية نسخة من البحث ، وكذلك مطبوعات المؤتمر أو C.D المؤتمر علي أن تتحمل الجامعة قيمة تصوير المطبوعات وذلك كشرط لتسوية السلفة.
8. في حالة إشتراك أكثر من عضو هيئة تدريس من جامعة أسيوط في البحث الواحد تكون مساهمة الجامعة للعضو الذي سيقوم بإلقاء البحث علي أن تتم الموافقة الكتابية من باقي المشاركين في البحث علي حضورة المؤتمر ونشر البحث.
9. يفوض السادة عمداء الكليات في البت في الاشتراك في حضور السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم المؤتمرات الداخلية بعد أخذ رأي مجلس الكلية بما لا يتعارض مع سير العمل بأقسام الكلية ( بما لا يجاوز 40% من أعضاء هيئة التدريس بالقسم المختص المتواجدين داخل الوطن).
10. يسمح للسادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم الاشتراك كمستمعين في المؤتمرات التي تعقد داخل الجامعة ويكون رسم الاشتراك لهم بنسبة 50% من رسم اشتراك المؤتمر ( تتحمل كلياتهم 40% من قيمة رسم الاشتراك ويتحمل العضو باقي رسم الاشتراك البالغ 10%) ولا تحتسب من ضمن عدد مرات الاشتراك في المؤتمرات الداخلية.
11. بالنسبة للمؤتمرات التي تعقد خارج جامعة أسيوط تتحمل الكلية قيمة رسوم اشتراك السادة أعضاء هيئة التدريس في المؤتمرات العلمية التي تعقد خارج أو داخل الجامعة بمبلغ لايتجاوز (1000 ) ألف جنيه كحد أقصي في العام المالي متي كانت مشاركتهم فيها بأبحاث مقبولة وفي حالة اقتصار المشاركة علي مجرد الاستماع تتحمل الكلية ضمن هذا المبلغ ذاته نسبة 75% من قيمة رسم الاشتراك وذلك لمرة واحدة خلال العام المالي وبحد أقصي خمسمائة جنيه ويتحمل العضو باقي رسم الاشتراك وتتحمل الكلية أيضاً تكاليف السفر وبدل السفر للمشترك سواء ببحث أو مستمع خارج الجامعة.
12. يسمح للمدرسين المساعدين والمعيدين بالاشتراك في مؤتمر علمي واحد متخصص داخلي في السنة سواء (ببحث داخل الجامعة) أو ( ببحث أو كمستمع خارج الجامعة ) وذلك بنسبة 50% من عددهم بالقسم المختص ( المتواجدين داخل الوطن ) علي أن تتحمل الكلية قيمة مصاريف السفر وبدل السفر المقرر ورسم الاشتراك بحد أقصي (500) جنيه في السنة المالية.
1) يفوض السادة عمداء الكليات في البت في حضور السادة أعضاء هيئة التدريس والمدرسين المساعدين والمعيدين الدورات التدريبية والحلقات الدراسية وورش العمل ودورات الكمبيوتر الداخلية علي أن تتحمل الكلية مصاريف السفر في الذهاب والعودة وبدل السفر المقرر ويتحمل كل عضو 20% من رسم اشتراك الدورة أو الحلقة الدراسية أو ورشة العمل أو دورة الكمبيوتر التي تعقد خارج جامعة أسيوط و10% من رسم اشتراك الدورة التدريبية أو الحلقة الدراسية أو ورشة العمل أو دورة الكمبيوتر التي تعقد داخل جامعة أسيوط وتتحمل الكلية باقي رسم الاشتراك ولا يدخل ضمن الدورات المذكورة دورات اللغة المقررة علي طلاب الماجستير والدكتوراه من المعيدين والمدرسين المساعدين وفقا ًلقرارات مجلس الجامعة ولوائح بعض الكليات.
2) يكون لعضو هيئة التدريس أو المدرس المساعد أو المعيد الحق في المشاركة في دورة تدريبية داخلية واحدة أو حلقة دراسية داخلية واحدة أو ورشة عمل داخلية واحدة أو دورة كمبيوتر واحدة في السنة المالية (من 1/7 وحتي 30/6).
يشترط عند تقدم عضو هيئة التدريس للأشتراك في مؤتمر خارجي مايلي:
1- أن يقدم عضو هيئة التدريس خطاب قبول البحث مرفقاً به ملخص البحث باللغتين العربية والأجنبية.
2- ألا يكون البحث المتقدم به عضو هيئة التدريس قد سبق الأشتراك به كاملاً أو بجزء منه في مؤتمر أخر ( القاء أو معلق) وكذلك يشترط عدم نشره كاملاً أو جزء منه في مجلة علمية محلية أو خارجية.
3- ألا يكون البحث المتقدم به العضو مستخلصاً من رسالتي الماجستير أو الدكتوراه الخاصتين بالعضو المتقدم.
4- أن يكون البحث أو جزء منه قد أجري داخل جمهورية مصر العربية أو بالأشتراك مع باحث أجنبي علي أن يتم إلقاؤه من قبل المشارك من جامعة أسيوط مع تقديم ما يثبت ذلك.
5- يقدم عضو هيئة التدريس المشارك إقراراً كتابياً يتضمن عدم مخالفته الشروط السابقة.
6- يقدم عضو هيئة التدريس شهادة معتمدة من إدارة المؤتمر تفيد حضوره المؤتمر.
7- أن يقدم عضو هيئة التدريس هيئة التدريس سيميناراً علي الساده أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم بالقسم العلمي ويسلم لمكتبة القسم المختص أو الكلية نسخة من البحث ، وكذلك مطبوعات المؤتمر أو C.D المؤتمر علي أن تتحمل الجامعة قيمة تصوير المطبوعات وذلك كشرط لتسوية السلفة.
8- في حالة إشتراك أكثر من عضو هيئة تدريس من جامعة أسيوط في البحث الواحد تكون مساهمة الجامعة للعضو الذي سيقوم بإلقاء البحث. علي أن تتم الموافقة الكتابية من باقي المشاركين في البحث علي حضورة المؤتمر ونشر البحث.
9- موافقة مجلس الكلية علي السفر لحضور المؤتمر.
10- استيفاء إستمارة استطلاع الرأي.
* قواعد الأشتراك في المؤتمرات والندوات والاجتماعات العلمية والحلقات الدراسية والدورات الخارجية كالتالي:
1- تتحمل الجامعة مرة واحدة في السنة أجور السفر بالطائرة بالدرجة السياحية وبدل السفر ورسم الاشتراك للسادة عمداء الكليات عند اشتراكهم في المؤتمرات التي يدعون إاليها بصفتهم عمداء. أما في المؤتمرات العلمية فينطبق علي سيادتهم القواعد المتبعة مع السادة أعضاء هيئة التدريس.
2- تقتصر مساهمة الجامعة لعضو هيئة التدريس في حالة حضور مؤتمر ببحث مقبول للإلقاء أو كمعلق شرط أن يكون ضمن مطبوعات المؤتمر علي المبالغ الآتية:
أ- مبلغ (4000) جنيه مصري لحضور المؤتمرات بالدول العربية.
ب- مبلغ (6000) جنيه مصري لحضور المؤتمرات التي تعقد بالدول الأوربية والإفريقية.
ج- مبلغ (8000) جنيه مصري لحضور المؤتمرات المنعقدة في دول الأمريكيتين ودول الشرق الأقصي واستراليا.
3- تمثل المساهمة أجور السفر بالطائرة بالدرجة السياحية المخفضة وبدل السفر المقرر للعضو عن الأيام الفعلية للمؤتمر ( ويوم سابق ويوم لاحق للمؤتمر عدا دول الأمريكتين والشرق الأقصي واستراليا فيكون يومين سابقين ويومين لاحقين ورسم الاشتراك إن وجد وتصرف هذه المبالغ كسلفة للعضو تسوي بتذكرة السفر الأصلية واستمارات بدل السفر وإيصال بمبلغ رسم الاشتراك.
قرر مجلس الوزراء بعدم استخدام الطيران الأجنبي عند السفر للخارج في مهمات رسمية علي نفقة المصالح الحكومية وضرورة استخدام خطوط شركة مصر للطيران وترتيب مواعيد السفر مع ما يتناسب مع مواعيد رحلات مصر للطيران وذلك ترشيداً للإنفاق.
4- تصرف السلفة قبل موعد بدء المؤتمر بشهر علي الأكثر.
5- تكون المساهمة مرة كل سنتين ميلاديتين.
6- ألا يزيد عدد مرات الاشتراك في المؤتمرات والندوات والاجتماعات العلمية والحلقات الدراسية والدورات الخارجية وورش العمل والسفر في زيارات علمية بكافة أنواعها للخارج لعضو هيئة التدريس عن ثلاث مرات في السنة المالية الواحدة (من 1/7 وحتي 30/6) سواء بمساهمة الجامعة في نفقات السفر أو بدون مساهمة ويستثني السادة الأساتذه المدعوون كرؤساء جلسات أو لإلقاء محاضرات في المؤتمرات أو الندوات وكذلك اجازة منتصف العام أو الاجازة الصيفية لقضائها بالخارج من شرط عدد المرات.
7- يقدم العضو تقريراً عن المؤتمر الي مجلس القسم المختص خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ وصوله.
بعد العودة من حضور المؤتمر تتم تسوية مساهمة الجامعة بموجب المستندات التالية:-
1) كعب تذكرة السفر بالطائرة بالدرجة السياحية المخفضة علي أن يكون السفر علي خطوط شركة مصر للطيران.
2) إيصال رسم اشتراك المؤتمر.
3) تقرير عن حضور المؤتمر.
4) شهادة معتمدة من إدارة المؤتمر تفيد حضور المؤتمر.
5) خطاب من الكلية يفيد أن العضو قدم سيميناراً علي السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم بالقسم العلمي.
6) خطاب من مكتبة الكلية أو القسم يفيد أن العضو الذي حضر المؤتمر قد سلم نسخه مصورة من البحث المشارك به ونسخة من مطبوعات المؤتمر.
