أولأ: آلية فحص الموضوعات للتسجيل لدرجات الماجستير والدكتوراه
1-بعد موافقة هيئة الاشراف على المخطط المبدئى وتوقيعه منهم، يتوجه الطالب إلى وحدة المكتبات الرقمية بالجامعة ، ويقوم بإستيفتاء نموذج بيانات المخطط وفقا للنموذج المرفق ويقوم بتقديم نسخة من المخطط
2- يقوم مشئول المستودع الرقمى بالبحث فى الموضوع العريض والموضوعات الدقيقة (الكلمات المفتاحية) وفقا لما جاء بنموذج البيانات الذى تم إستيفاؤه ، وذلك من خلال البحث فى بوابة المكتبات الجامعية المصرية (www.eulc.edu.eg
واستخراج بيان بالبيانات الببليوجرافية بالمخططات والرسائل المتاحة فى تلك الموضوعات على أن يوقع مدير مشروع المكتبات الرقمية على هذا البيان
3-يقوم الطالب بتقديم البيان مع المخطط إلى القسم وذلك قبل مناقشة المخطط فى السيمنار العلمى الذى يعقده القسم
4-يقوم مجلس القسم بمراجعة المخطط وبيان المخططات والرسائل الصادرة أثناء أو قبل انعقاد السيمنار
5-فى حالة الموافقة على المخطط، يعتبر ذلك موافقة من الناحية الببليوجرافية (بمعنى أن الموضوع لم يتم تناولة من قبل)
6-تكلفة الفحص والإيداع ثمانون جنيها يتم تسديدها بالمستودع الرقمى بالإدارة العامة للمكتبات وتورد لحساب صندوق البحوث وتخصص المتحصلات لمكافاة العامليين بالمشروع
7-يعتبر البيان المقدم من المستودع الرقمى بالإدارة العامة للمكتبات بالجامعة الأداة الأساسية للتحقيق من مدى تسجيل أو منح رسائل فى موضوع الرسالة لإدارة الدراسات العليا بالكلية ويتخذ مجلس القسم أو السيمنار المنعقد بالقسم القرار يناء على هذا البيان وحده أو يطلب بيانات أخرى مكملة له عند الحاجة


ثانيا :آلية إيداع المخططات بالمستودع الرقمى
1-بعد الحصول على الموافقة النهائية على المخطط من مجلس الدراسات العليا بالكلية ، يتوجه الطالب بنسخة إلكترونية من المخطط للإدارة العامة للمكتبات ويقدم إيصال سداد قيمة الفحص الذى حصل علية مسبقا أثناء فحص موضوعه. بحيث تقوم الإدارة العامة للمكتبات بإضافة بيان يفيد بأنه تم إيداع نسخة إلكترونية من المخطط بلإدارة مع توقيع مدير المشروع على إيصال الفع
2-يعتبر إيصال الدفع يما يتضمنه من بيان إيداع نسخة إلكترونية من المخطط مستند رسمى لإستكمال إجراءات التسجيل ولا يتم التسجيل إلا بعد الحصول عل هذا الإيصال
3-تقوم الإدارة العامة للمكتبات بالجامعة بفهرسة المخطط ورفعه على النظام