ضمن أنشطة قطاع خدمة المجتمع وتنمية البيئة وتحت رعاية أ.د./ زيدان زيد إبراهيم عميد الكلية وإشراف السيد الأستاذ الدكتور/ محروس عثمان أحمد وكيل الكلية لشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة قد تم القيام بعمل دورة تدريبية عن "أساسيات السكرتارية الإدارية" للعاملين بالكلية حيث حاضر فيها السيد الدكتور/ أحمد سيد محمد السباعى - المدرس بقسم إدارة أعمال بكلية التجارة جامعة أسيوط - وذلك يومي الخميس الموافق 31/10/2013م و7/11/2013م من الساعة العاشرة صباحاً إلى الساعة الثانية عشر والنصف ظهراَ.
وتحدث في اليوم الأول عن الأتي:-
* الإدارة العامة المكتبية الحديثة
هي عملية تخطيط وتنظيم وتنسيق وتوجيه الأعمال المكتبية الحديثة المتعلقة بأساليب حفظ وتداول واسترجاع الوثائق والمستندات بكفاءة وفاعلية في المؤسسة أو الهيئة. وذكر أن من مجالات العمل المكتبي "إعداد السجلات والتقارير و الخطابات ....".
* أعمال السكرتارية
-
دور أعمال السكرتارية في رضا العاملين.
-
دور أعمال السكرتارية في مسألة أمن المعلومات.
-
الحفاظ على المعلومات وكيفية استرجاعها في الوقت المطلوب.
ما معنى كلمة سكرتارية.
* مهارات أعمال السكرتارية.
* الصفات التي يتحلى بها السكرتير.
* مهام ووظائف السكرتارية .
1- استقبال وتلقى البيانات والمعلومات.
2- ترتيب وفهرسة البيانات والمعلومات.
3- تحليل وتقييم وأمن وسلامة البيانات والمعلومات.
4- تصنيف وتسجيل البيانات والمعلومات.
الهدف العام من الدورة التدريبية:-
هو إكساب العاملين بعمل السكرتارية من المعارف والمهارات الأساسية حول أهمية عمل السكرتارية في إطار الأعمال المكتبية وكما توجد أهداف تفصيلية لبرنامج الدورة:
-
مناقشة مفهوم إدارة العمل المكتبي.
-
تحديد وظائف المكتب الحديث ومهامه.
-
مهارات العاملين فى إدارة العمل الورقى بكفاءة وفاعلية.
-
أنواع السكرتارية.
-
المعرفة المتكاملة لدور ومهام واختصاصات العاملين.
-
طرق الحفظ والفهرسة والاسترجاع.
-
تنمية المهارات السلوكية.
الشروط التي يجب توافرها في المكتب الحديث:-
1- تصميم وتخطيط مكان المكتب
- توفير راحة العملاء ورضاهم.
- سهولة الملاحظة والأشراف .
- توفير القدر اللازم من المرونة.
- ترك الأثر الطيب لدى العملاء والزوار.
2- تجهيز وترتيب المكتب
- آلات الكتابة والنسخ.
- آلات الاتصال.
- أثاث نمطي "لخدمات العاملين- خدمات العملاء".
- أثاث غير نمطي "لخدمة أغراض محدودة".
أسباب زيادة وتضخم العمل المكتبي:-
- كبر حجم المشروعات.
- إتباع الأسلوب العملي وتشخيص وحل المشكلات.
- تعدد وتنوع العلاقة بين المؤسسات.
- قام الدكتور فى نهاية المحاضرة بتوزيع ورق على الحاضرين مضمونه الأتى:-المشاكل التى تترتب على زيادة تضخم المحفوظات في العمل وحلول هذه المشاكل.
|
المشاكل |
الحلول |
|
1- زيادة مهام العمل |
وضع خطة لتنظيم مهام العمل |
|
2- زيادة الأوراق مما يؤدى إلى تداخل الأوراق المهمة مع الأوراق الغير مهمة. |
إعدام الأوراق الزائدة عن حاجة العمل |
|
3- عدم تنظيم المكاتب |
تنظيم المكاتب |
|
4- وجود مكان مركزي خاص بالحفظ |
لابد من وجود حفظ مركزي وغير مركزي للأوراق |
أما فى اليوم الثانى من الدورة الموافق الخميس 7/11/2013م تحدث السيد الدكتور/ أحمد سيد محمد السباعى عن.
معنى كلمة سكرتارية:
هى وظيفة أمانة على الأسرار أو حفظها وهى وظيفة تقدم خدمات للإدارة والرؤساء سواء كانت فنية أو مكتبية حتى يمكن انجاز الأعمال بطريقة ميسرة وفى أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
أما السكرتير: هو أمين السر وهو الشخص الذى يقوم بمعاونة الرئيس على تنظيم وقته وعمله ومستنداته وحفظ المعلومات واسترجاعها فى الوقت المراد وهو أيضاً الشخص المساعد للرئيس أو المدير ويتوافر لديه كافة المهارات المكتبية.
مهام ووظائف السكرتير:-
1- الإشراف على نظم وأساليب المعلومات فى مكتب السكرتير.
2- الإشراف على الأعمال الفنية المساعدة مثل الكتابة والطباعة.
3- التحقق من صحة المعلومات أو الرسائل التى يتم اعدادها فى مكتب السكرتير قبل عرضها على الرئيس المباشر.
4- تنظيم عملية مقابلة الزائرين.
5- إستلام البريد الوارد وعرضه على الرئيس المباشر ومتابعة ما بشأنه من قرارات.
أنواع السكرتارية وتقسيمها:-
1- سكرتارية عامة مثل " شئون الأفراد , الأرشيف"
2- سكرتارية خاصة مثل الأقسام
3- سكرتارية فنية متخصصة مثل "مركز المعلومات الدوائية والوحدات ذا ت الطابع الخاص"
المهارات التى يجب توافرها فى السكرتير:-
- المهارة الوظيفية مثل " التخطيط و التنظيم".
- المهارة الأنسانية وهى أصعب المهارات تعلماً مثل التواصل مع الأخرين.
- المهارة الفنية مثل " الحفظ والتصنيف"
العادات المستحبة فى السكرتير:-
- المواظبة على الحضور فى مواعيد العمل المحددة.
- العناية بحفظ المستندات فى أماكنها الصحيحة.
العادات الغير مستحبة
- عدم العناية بالعمل المكلف.
- تكرار الأخطاء.
- إعادة طلب تعليمات من الرئيس المباشر.
