مشكلة البحث :
لقد اصبح حسن استغلال الوقت هو الفيصل لضمان تحقيق الأهداف التي تعكس بدورها مفهوم الإدارة السليمة الواعية المدركة، فإدارة الوقت هي المحدد الأول لقدرة المديرين على الوفاء بالتزاماتهم تجاه العاملين والأفراد وسعيهم لتحقيق الأهداف، وهناك العديد من الأسباب التي تكمن وراء ضياع الوقت وتفقدنا ثمرة الاستفادة منه بالإضافة إلى النقد المستمر لقلة الأنشطة وانخفاض مستوى الإعداد والتجهيز، كما أن موضوع إدارة الوقت لم ينل ما يستحق من البحث والدراسة، كل هذا دفع الباحث إلى دراسة إدارة الوقت كمدخل تقويمي للعملية الإدارية ومدى تأثيره على أداء المديرين واقتراح افضل الأساليب العلمية لإدارة الوقت بمديريات الشباب والرياضة .
التعريف ببعض المفاهيم والمصطلحات الواردة في البحث:
إدارة الوقت :
هي مهارة الفرد في السيطرة على الوقت المتاح للعمل في ظل المعوقات الخارجة عن إرادته.
استثمار الوقت :
هو فن الاستفادة والاستخدام الأمثل لوقت العمل المحدد باتباع اللوائح المنظمة للعمل والقضاء على الفاقد من وقت العمل.
فاقد الوقت :
هو الوقت المحدد بواسطة اللوائح المنظمة للعمل مطروحاً منه فترات إنجاز العمل المطلوب وهذا الفاقد مهدر في تناول الطعام والشراب، الزيارات غير الرسمية، المكالمات التليفونية غير المرتبطة بالعمل، الواجبات الاجتماعية، الخروج المبكر والحضور المتأخر عن الوقت المحدد للعمل.
هدف البحث :
يستهدف البحث تقويم العمليات الإدارية بمديريات الشباب والرياضة بمدن وسط الصعيد (المنيا - أسيوط - سوهاج) في ضوء إدارة الوقت من خلال التعرف على :
1–استثمار وفاقد وقت العمل بمديريات الشباب والرياضة في المدن عينة البحث.
2-الأساليب العلمية لإدارة وقت العمل بمديريات الشباب والرياضة في المدن عينة البحث.
تساؤلات البحث:
1-هل هناك استثمار وفاقد لوقت العمل بمديريات الشباب والرياضة خلال العمليات الإدارية بالمدن عينة البحث؟
2-ما أفضل الأساليب العلمية لإدارة وقت العمل بمديريات الشباب والرياضة بالمدن عينة البحث؟
إجراءات البحث :
منهج البحث :
المنهج الوصفي الدراسات المسحية لمناسبته لطبيعة الدراسة.
عينة البحث :
تم اختيار عينة البحث بالطريقة العشوائية من بين المديرين بالإدارات الفنية ،وإدارات مراكز الشباب بمديريات الشباب والرياضة بمدن المنيا وأسيوط وسوهاج وقد بلغ حجم العينة (55) مديراً أي ما يعادل 59.8 % من المجتمع .
أدوات جمع البيانات :
قام الباحث بتصميم استمارتي استبيان للمديرين بالإدارات الفنية، وإدارات مراكز الشباب بمديريات الشباب والرياضة وقد تم بناء الاستبيانان بمعاملاتهما العلمية الصدق (صدق المحتوى - صدق الاتساق الداخلي) والثبات (التطبيق وإعادة التطبيق - معامل ألفا) معتمد على المحاور الأربعة الافتراضية لتقويم العملية الإدارية في ضوء إدارة الوقت، والمحاور التسعة الافتراضية للتعرف على أفضل الأساليب العلمية لإدارة الوقت بمديريات الشباب والرياضة .
1- استبيان تقويم العملية الإدارية بمديريات الشباب والرياضة في ضوء إدارة الوقت:
المحور الأول : التخطيط وتضمن (15) عبارة
المحور الثاني : التنظيم وتضمن (15) عبارة
المحور الثالث : التوجيه وتضمن (15) عبارة
المحور الرابع : الرقابة وتضمن (15) عبارة
2- استبيان أفضل الأساليب العلمية لإدارة الوقت بمديريات الشباب والرياضة :
المحور الأول : محور التأخير في الحضور لمقر العمل وتضمن (5) عبارات
المحور الثاني : وضع الشخص المناسب في المكان المناسب وتضمن (6) عبارات
المحور الثالث : حدود التفويض ودرجته وتضمن (7) عبارات
المحور الرابع : حضور اللجان والاجتماعات وتضمن (4) عبارات
المحور الخامس : سياسات الأفراد وتضمن (10) عبارات
المحور السادس : الخدمات التي توفرها مديريات الشباب والرياضة وتضمن (4) عبارات
المحور السابع : مكان العمل وتضمن (5) عبارات
المحور الثامن : انصراف العاملين قبل موعد الانصراف المحدد وتضمن (5) عبارات
المحور التاسع : العادات والتقاليد الاجتماعية وتضمن (9) عبارات
المعالجات الإحصائية :
تحقيقاً لهدف البحث واتفاقاً مع إجراءات البحث استخدم الباحث المعالجات الإحصائية التالية:
• النسبة المئوية • المتوسط الحسابي • الانحراف المعياري
• معامل الارتباط • معامل ألفا • اختبار " ت " لدلالة الفروق
وقد تم تطبيق الاستبيانان فى صورتهما النهائية على العينة المختارة تحقيقا لأهداف البحث والإجابة على تساؤلات البحث، وقد توصل الباحث إلى النتائج التالية:
أولاً : استثمار وقت العمل وفاقد وقت العمل بمديريات الشباب والرياضة :
1- فاقد الوقت في التخطيط :احتلت عبارات تتنبأ مديريات الشباب والرياضة بالمشكلات وتعمل علي علاجها عند التخطيط للعمل، الدراسات العلمية لظروف وإمكانيات العمل المتاحة هي أساس التخطيط الإيجابي، اتخاذ القرارات مبني علي الدراسة والتنبؤ لتحقيق أهداف العمل، تقوم الدراسات العلمية والبحوث التجريبية علي تقدير الوقت الكافي واللازم لكل عمل، التغيير في خطط العمل وتطويره يتم وفقاً لدراسة علمية وموضوعية المراتب الأولى من حيث فاقد الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة تتراوح ما بين71 %وأقل من 89 %.
2-فاقد الوقت في التنظيم : احتلت عبارات عدم تخصيص وقت محدد لإنهاء الأعمال المطلوبة من العاملين بمدريات الشباب والرياضة، تتحكم الدراسات العلمية والموضوعية في تغيير نظم العمل، تعمل مديريات الشباب والرياضة علي تنظيم العمل بتسهيل تفويض السلطة وممارستها، يعتبر التفويض إحدى العمليات الهامة لإدارة الوقت، تدعو مديريات الشباب والرياضية إلي تقسيم العمل للاقتصاد في الجهد والوقت وتحقيق الأهداف، تحدد مديريات الشباب والرياضية اختصاصات العمل حتى تساعد كل فرد في القيام بعمله المراتب الأولى من حيث فاقد الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة تتراوح ما بين71 %وأقل من 89 %.
3-فاقد الوقت في التوجيه : احتلت عبارات يمنح المديرين بمديريات الشباب والرياضة مكافآت مادية للمتفوقين في العمل، هناك علاقة بين سلوك الأفراد وقيم وأهداف مديريات الشباب والرياضية، تتيح مديريات الشباب والرياضة الفرصة للابتكار والتجديد في العمل، يسمح المديرين للعاملين بتوضيح رأيهم في العمل، تهدف مديريات الشباب والرياضية إلي التوجيه ومساعدة العاملين في فهم مشاكلهم وكيفية التغلب عليها، تعمل مديريات الشباب والرياضية علي توفير وسائل الاتصال الفعالة لتحقيق الأهداف المراتب الأولى من حيث فاقد الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة تتراوح ما بين71 %وأقل من 89 %.
4-فاقد الوقت في الرقابة : احتلت عبارات لا توجد قيود علي إعطاء المأموريات وخطوط السير للعاملين بمديريات الشباب والرياضة، تسمح مديريات الشباب والرياضة بالرقابة الذاتية للعاملين بها المراتب الأولى من حيث فاقد الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة تتراوح ما بين71 %وأقل من 89 %.
5-استثمار الوقت في التخطيط : احتلت عبارات يراعي تسلسل الأهداف عند وضع خطة العمل، كما ترسم أهداف العمل سياسة ونظام للتعامل داخل مديريات الشباب والرياضة، تساعد مديرية الشباب والرياضة العاملين بها علي كيفية التعامل مع الأزمات التي تواجه العاملين بها المراتب الأولى من حيث استثمار الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة أكثر من 89 %.
6-استثمار الوقت في التنظيم : احتلت عبارات يراعي التسلسل الوظيفي في تعامل العاملين مع القيادات بمديريات الشباب والرياضة، يوفر الدليل التنظيمي البيانات والمعلومات التي أسفرت عن عملية التنظيم في المراحل السابقة بمديريات الشباب والرياضية، يتميز العمل بمديريات الشباب والرياضية بكثرة الاجتماعات، تقوم مديريات الشباب والرياضية بتنظيم وقت العمل المراتب الأولى من حيث استثمار الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة أكثر من 89 %.
7-استثمار الوقت في التوجيه : احتلت عبارات طبيعة العمل داخل مديريات الشباب والرياضة تسهم في اندماج العاملين مع بعض، تسمح مديرية الشباب والرياضة للعاملين بمقابلة المديرين كلما دعت الضرورة إلي ذلك، كما تساعد العاملين على سرعة الاتصال لاتخاذ القرارات السليمة واستثمار الوقت، وتسهل وسائل الاتصال لإدارة الفرد لعمله، تهدف القيادة بمديريات الشباب والرياضية إلي تحقيق أهدافها عن طريق الآخرين المراتب الأولى من حيث استثمار الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة أكثر من 89 %.
8-استثمار الوقت في الرقابة : احتلت عبارات تعكس الرقابة بمديريات الشباب والرياضية أوجه النشاط العمل المختلفة، تساعد الرقابة علي تحقيق الأهداف بأفضل طريقة ممكنة، تقوم الرقابة بمديريات الشباب والرياضية علي معرفة الانحرافات وأسبابه وطرق علاجه، كما تحدد بعض المعايير لأداء العاملين بها، وهدف الرقابة الإصلاح ومعالجة المشكلات التي تواجه العاملين المراتب الأولى من حيث استثمار الوقت بمديريات الشباب والرياضة بنسبة أكثر من 89 %.
ثانياً : أفضل الأساليب العلمية لإدارة وقت العمل بمديريات الشباب والرياضة بمدن وسط الصعيد (المنيا- أسيوط- سوهاج) في ما يلي : -
- يؤثر تأخير العاملين بمديريات الشباب والرياضة في سرعة اتخاذ القرارات.
- يمكن التحكم في تأخر العاملين عن الحضور للعمل بمديريات الشباب والرياضة.
-ضرورة وضع العامل ذو الخبرة في مجال خبرته بمديريات الشباب و الرياضة.
-تحشى الأهواء الشخصية عند نقل العاملين أو إسناد المناصب المهمة.
-تجنب المديرين توزيع سلطاتهم ومسئولياتهم علي العاملين بمديريات الشباب والرياضة
-تجنب المديرين تفويض لبعض الأعمال يرجع إلي نقص الخبرة لدي العاملين
-حرص المديرين على حضور الاجتماعات واللجان دائماً
-الخروج عن جدول الأعمال الخاص بالاجتماع والتحدث في أشياء هامشية يظهر مستمرة
-تراعي مديريات الشباب والرياضة تنفيذ ما جاء في اللائحة المالية من مستحقات العامل
-اقتراح بعض المديرين صرف مكافآت تشجيعية للعاملين بإدارتهم
-ترجع عدم توضيح سلطة العاملين بهذه المديريات إلي عمومية التوصيف الوظيفي
-يتم تحديد الحوافز للعاملين بمديريات الشباب والرياضة بناءاً على تقدير الرئيس المباشر
-تصرف مديريات الشباب والرياضة المكافآت التشجيعية لبعض العاملين
-يتم توزيع المسئوليات علي العاملين بمديريات الشباب والرياضة بلا سلطة واضحة
-تفتقر مديريات الشباب والرياضة إلى توفير الخدمات للعاملين بها
-موقع مكتب المديرين في العمل مع المرؤوسين
-أماكن العمل مناسبة لطبيعة العمل الذي يقوم به العاملين
-عدد العاملين بالمكتب أكبر من عدد المكاتب وحاجة العمل
-يبدأ العاملون بالاستعداد للانصراف قبل الموعد المحدد
-مغادر المديرون العمل في الموعد المحدد للانصراف
-الذكور الأكثر انضباطاً بمواعيد العمل
-يسمح بتناول الطعام والمشروبات بصفة عادية أثناء العمل الرسمي
-إخطار المديرين شئون العاملين بحالات ترك العمل بدون إذن
-لا يحرص المديرين على المرور دائماً على المرؤوسين أثناء العمل
-تتم الزيارات والمقابلات الشخصية في أي وقت أثناء العمل الرسمي
-تحال حالات ترك العمل بدون إذن للتحقيق بمعرفة الشئون القانونية
-قراءة الصحف والمجلات أثناء العمل
-إنجاز أعمال لا ترتبط بمحال العمل أثناء وقت العمل
-لا توجد رقابة على استخدام التليفون أثناء العمل
-إثارة موضوعات مع العاملين خارج نطاق العمل أثناء العمل
في ضوء أهداف البحث وفي حدود مجتمع البحث والعينة المختارة وفي ضوء ما توصل إليه الباحث من نتائج يوصي بما يلي :
1 - استخدام استبيان تقويم العمليات الإدارية بمديريات الشباب والرياضة لتقييم إدارة الوقت ولتحديد أسباب فاقد الوقت لمجتمع البحث والمجتمعات المماثلة.
2- تعاون مديريات الشباب والرياضة مع الكليات المتخصصة في إجراء الدراسات العلمية للنهوض بها في شتى المجالات وتقدير الوقت الكافي واللازم لكل عمل لتحقيق أهداف العمل
3 – التعرف على الإمكانات المتاحة عند التخطيط بمديريات الشباب والرياضة.
4 - تحديد مواعيد ثابتة لإنهاء الأعمال المطلوبة من العاملين بمديريات الشباب والرياضة.
5 – تحديد اختصاصات ومسئوليات العاملين بمديريات الشباب والرياضة.
6 – تقسيم العمل للاقتصاد في الجهد والوقت واستثماره لتحقيق أهداف العمل.
7- منح العاملين المجتهدين في أداء أعمالهم مكافآت إضافية وفقاً للجهد المبذول.
8 – الفصل بين العلاقات الشخصية والعمل حتى لا تؤثر على صالح العمل.
9 – توفير وسائل مواصلات واتصالات متنوعة وفعالة لاستثمار الوقت ولتحقيق أهداف العمل بمديريات الشباب والرياضة.
10 – السماح للعاملين بمقابلة المديرين كلما دعت مصلحة العمل ذلك.
11– وضع ضوابط لتحديد سير العمل للعاملين بمديريات الشباب والرياضة.
12 – تقنين الاجتماعات والالتزام بجداول أعمال الاجتماعات التي تعقد بصفة دورية .
13 – تشجيع العاملين بمديريات الشباب والرياضة على الرقابة والتقويم الذاتي.
14 – وضع ضوابط للقضاء على العادات والتقاليد الاجتماعية والتي تسبب إهدار للوقت.